فرآیند چیست؟
فرآیند مجموعه فعالیتهای متوالی است که ورودی و خروجی مشخصی داشته و به منظور پاسخگویی به یک رویداد مشخصی در راستای حصول نتیجه مشخص برای کاربر انجام می گیرد.
“مدیریت فرآیندهای سازمانی” در باره این موضوع بحث می کند که کلیه فرآیندها و همه راه هایی که به کاربر ختم می شود تحت کنترل درآیند.
عدم امکان پیگیری و ارجاع امور شرکت در هر زمان و از هر مکان، وابستگی امور ارجاعی به اشخاص، در دسترس نبودن اطلاعات امورارجاعی به کارکنان در هر لحظه برای مدیران، وابستگی امور ارجاعی به حافظه اشخاص، کندی روند ارجاع امور از کارمندی به کارمند دیگر و انتقال اطلاعات فیمابین، از دسترس خارج شدن نتایج پیگیری ها در غیاب کارمند مامور آن کار و عدم تعیین تاریخ سررسید برای کارها بعنوان ضعف سیستمهای سنتی در شرکتها و سازمانها به وضوح قابل مشاهده است.
وظایف به صورت عمودی در سازمانها شکل میگیرد ولی فرآیندها به صورت افقی در ساختار سازمانی دیده می شوند.
معمولا وظایف بر ساختار سازمانی منطبقند ولی فرآیندها ساختار سازمانی را قطع میکنند.
مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) :
BPM پارادایمی است مرکب از مفاهیم مدیریتی و فناوری اطلاعات، در واقع هر فرآیند باید با توجه به وضع مطلوب پیاده سازی شده و سپس در طول زمان می‌توان فرآیند مورد نظر را بهبود بخشید.
این روال ممکن است بارها در مورد هریک از فرآیندها اجرا گردد. از این رو چرخه حیات BPM به طور تکرارشونده است و در هر تکرار باید ارزش افزوده‌ای به فرآیند و منطق کاری آن افزوده گردد.
چرخه عمر و اجزای BPM
مدیریت فرآیند کسب وکار
یک روش و سیستمی برای تعریف، مدیریت، تحلیل و بهینه سازی فعالیت ها ست.
- مدلسازی و طراحی
- مدلسازی و مستندسازی فرآیندهای کسب و کار
- طراحی شماتیک فرم های الکترونیکی
- طراحی شماتیک برنامه های کاربردی هماهنگ
در این مرحله ، منطق کسب و کار و فرآیندهای آن، مدل می شوند. دیدگاه مدیریت فرآیندهای کسب و کار بر این مبنا است که در ابتدا لازم نیست فرآیندهای کسب و کار بهینه گردند، بلکه می توان وضعیت موجود را مدل ساخت و بعد با استفاده از مکانیزم هایی که سیستم مدیریت فرآیندهای کسب وکار در اختیار می گذارد، فرآیندها را بهبود بخشید و آنها را بهینه تر ساخت. به منظور مدلسازی کامل منطق کسب وکار لازم است قوانین کسب و کار را مدل سازی نمود که این کار از طریق موتور قوانین کسب وکار ممکن می گردد. از طریق این موتور می توان قوانین کسب وکار را مدل نمود و در طول زمان، تغییرات لازم را در آنها اعمال کرد؛ بدون آن که نیازی به تغییر در سایر اجزای کسب و کار باشد.
- توسعه و پیاده سازی
- اجرای فرآیندهای کسب وکار
- توسعه فرآیندهای جدید ترکیبی با توسعه مولفه های موجود
- پیاده سازی فرآیندها در سیستم
بعد از شناخت و مدل سازی فرآیندهای کسب و کار لازم است فرآیندهای مربوطه را به همراه قوانین کسب و کار پیاده سازی نمود و در سازمان مستقر ساخت، کلیه سیستم های قدیمی و مورثی از طریق سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار باید به هم متصل و یکپارچه شوند.
جدا بودن محل نگهداری قوانین کسب و کار از فرآیندهای کسب و کار این امکان را فراهم می سازد که بتوان مدیریت تغییرات قوانین کسب وکار را بدون درگیر شدن با تغییرات در فرآیندها به انجام رساند.
- اجرا و مدیریت
- تعامل مستقیم کاربران نهایی با سیستم
- تعامل با فرآیندهای هماهنگ شده با سیستم های موجود
- مدیریت موثر و اعمال کنترل بر روی فرآیندها
پس از استقرار سیستم در سازمان، کاربران مختلف در سازمان می توانند فرآیندها را اجرا کنند. در حسن اجرای فرآیندها گروه های مختلفی از افراد سازمان با توجه به نقشی که در سازمان دارند، با فرآیندها به گونه ای که خاص نقش آنها است درگیر خواهد شد.
بعنوان مثال: کاربران کسب و کار بعد از استقرار فرآیندهای مکانیزه شده در سازمان باید کارهایی از قبیل تأیید یا رد برخی تصمیمات کلیدی و مدیریت استثناهای خارج از استراتژی معمول سازمان را انجام دهند، مدیران و ناظران بر اجرای فرآیندها بطور موثر و بهینه نظارت کنند و متخصصان فناوری اطلاعات باید فرآیندهای مکانیزه را از لحاظ تطابق با استانداردهای مختلف مدیریت نمایند.
- تحلیل و بهینه سازی
- ردیابی بلادرنگ عملکرد فرآیندهای کسب وکار
- مدیریت شفاف بر روی عملکرد فرآیندهای کسب وکار
- بهینه سازی بلادرنگ فرآیندی
استقرار فرآیندها در سازمان به منزله اتمام کار نیست، بلکه از این پس کاربران حوزه کسب وکار باید بتوانند اجرای فرآیندها را بر اساس یک سری از پارامترهای کلیدی در زمینه اندازه گیری کارایی فرآیندها، تحلیل نمایند و در صورت لزوم، تغییرات لازم را در فرآیندها اعمال کنند تا از این طریق، کارایی فرآیندها افرایش یابد و هر نوع بهینه سازی مورد نیاز در مورد آنها اعمال گردد. به وسیله این قابلیت، کاربران حوزه کسب و کار می توانند تصمیم گیریهای مرتبط با فرآیندها را در زمان اجرای سیستم مشخص نمایند و در همان جا، آنها را اعمال کنند.
نتایج BPM : مدیریت و اصلاح فرآیندها و رضایت مشتری
در واقع BPMS ها اصلی ترین ابزار مدیریت فرآیندهای کسب و کارBPM میباشند. دلیل استفاده این سیستم ها از معماری سرویس گرا قابلیت بالای انعطاف پذیری و استفاده مجدد این معماری است که در مباحث مدیریت فرایندهای کاری مورد نیاز است، بطوریکه می توان گفت افزایش نوآوری به میزان ۲۶ درصد ، افزایش بهره وری ۴۶ درصد ، کاهش هزینه های اجرایی ۴۶ درصد و بهبـــــــود کیفیت سـرویس ها یا محصـولات ۴۵ درصد، از جمله نتایج قابل توجه استفاده از BPMS ها، در سازمانها ذکر شده است. چرا که مدیریت فرآیند کسب و کار فرآیندی منطقی برای مدیریت کسب‌وکار و تغییرات آن است.
امکانات BPMS :
– فرم ساز(Form Generator)
– گزارش ساز (Report Generator)
– سامانه مدیریت گردش کار (Workflow Engine)
– سامانه مدیریت قوانین (Rule Engine)
– سامانه مدیریت گروهها و نقشها (Role Engine)
– سامانه مدیریت میز کار
– سامانه مدیریت کارتابل