بایگانی تصویری و آرشیو الکترونیک
تعریف :
در هر نهاد یا سازمان جهت نگهداری تمامی اسناد و مدارک موجود، بایگانی‌های مختلفی وجود دارد که اغلب به یکدیگر مرتبط هستند. پرونده های موجود دارای دسته بندی و با مشخصه های متفاوتی در بایگانی‌ها مختلف وجود دارد که گاهاً دارای اوراق تکراری و مشابه هستند. بی نظمی و عدم دسترسی در این بایگانی‌ها منجر به ایجاد دغدغه‌ها و مشکلات عدیده ای گشته است. در این راستا ساماندهی و منظم نمودن این‌گونه بایگانی‌ها و جلوگیری از تخریب اسناد و نیز سهولت در دسترسی به اطلاعات موجود، بدون نیاز به پرونده های کاغذی و همچنین حرکت در جهت تکنولوژی جدید و با ایجاد آرشیو الکترونیک از تمامی اسناد و مدارک با جدیدترین ابزارها، یکی از اهداف اصلی شرکت مهندسی محیاپرداز قرار گرفت.
مهم‌ترین فواید و قابلیت‌ها :
- جلوگیری از مفقود شدن پرونده و اسناد مربوط به آن
- حذف زمان انتقال پرونده از بایگانی به کاربر
- پیدا کردن سریع پرونده ها در بایگانی ها
- بهینه سازی و طراحی گردش کار برای تمامی درخواست‌ها
- هدایت خودکار پرونده بین واحدهای مختلف با توجه به وضعیت پرونده
- کنترل و نظارت بر روند حرکت پرونده بین واحدهای مختلف
- جلوگیری از برخوردهای سلیقه ای با پرونده
- کنترل و نظارت بر عملکرد کاربران
- سرویس دهی به شهروندان در سریع‌ترین زمان ممکن
- عدم اتکا به محفوظات ذهنی پرسنل
- یکسان نمودن ضوابط و مقررات در سطح مناطق و شهر
- قابلیت دسترسی آسان و سریع به کلیه اوراق اسکن شده
- قابلیت دسترسی همزمان چند کاربر به مدارک مختلف یک ملک
- امکان ارائه گزارشات و نمودارهای آماری در سطوح مختلف
- امکان ایجاد ارتباط اوراق اسکن شده با نرم افزارهای مربوطه در سایر بخش‌ها
- ارائه اطلاعات داخل پرونده در فرم‌های خلاصه اطلاعات
مراحل اجرایی پروژه:
- گزینش نیرو
- پیدا کردن پرونده های مرتبط در بایگانی‌های مختلف (شهرسازی، نوسازی و …)
- ادغام سوابق پرونده های مرتبط در یک پروندده واحد
- دریافت کد نوسازی برای هر پرونده و درج آن بر روی پرونده واحد
- اجرای عملیات بررسی پرونده‌ها، رفع مشکلات احتمالی در پرونده‌ها، استخراج، محاسبه بدهی‌ها یا عوارض معوقه، جرائم و…
- بررسی پرونده و جدا کردن اوراق معتبر و دارای اهمیت اسکن
- اسکن کلیه اوراق پرونده‌ها به صورت کامل در سیستم
- ثبت کد، توضیحات و سایر اطلاعات مورد نظر هر برگ اسکن شده
- طبقه بندی و نام گذاری تمامی برگه های اسکن شده (بوک مارک)
- استخراج اطلاعات مورد نیاز و ثبت اطلاعات خلاصه برداری شده از پرونده‌ها در سیستم
- امکان ایجاد ارتباط اوراق اسکن شده با نرم افزارهای مربوطه در سایر بخش‌ها
- تعیین سطح دسترسی افراد به اوراق و پرونده های اسکن شده در بخش‌ها و زیر بخش‌ها
- تغییر ظاهر بایگانی، تعویض پوشه‌ها، چیدمان و ایجاد بایگانی مرتب بر اساس کد