بایگانی تصویری و آرشیو الکترونیک

تعریف :

در هر نهاد یا سازمان جهت نگهداری تمامی اسناد و مدارک موجود، بایگانی‌های مختلفی وجود دارد که اغلب به یکدیگر مرتبط هستند. پرونده های موجود دارای دسته بندی و با مشخصه های متفاوتی در بایگانی‌ها مختلف وجود دارد که گاهاً دارای اوراق تکراری و مشابه هستند. بی نظمی و عدم دسترسی در این بایگانی‌ها منجر به ایجاد دغدغه‌ها و مشکلات عدیده ای گشته است. در این راستا ساماندهی و منظم نمودن این‌گونه بایگانی‌ها و جلوگیری از تخریب اسناد و نیز سهولت در دسترسی به اطلاعات موجود، بدون نیاز به پرونده های کاغذی و همچنین حرکت در جهت تکنولوژی جدید و با ایجاد آرشیو الکترونیک از تمامی اسناد و مدارک با جدیدترین ابزارها، یکی از اهداف اصلی شرکت مهندسی محیاپرداز قرار گرفت.

مهم‌ترین فواید و قابلیت‌ها :

  • بهینه سازی و طراحی گردش کار برای تمامی درخواست‌ها 
  • هدایت خودکار پرونده بین واحدهای مختلف با توجه به وضعیت پرونده 
  • کنترل و نظارت بر روند حرکت پرونده بین واحدهای مختلف 
  • جلوگیری از برخوردهای سلیقه ای با پرونده 
  • کنترل و نظارت بر عملکرد کاربران 
  • سرویس دهی به شهروندان در سریع‌ترین زمان ممکن
  • عدم اتکا به محفوظات ذهنی پرسنل 
  • یکسان نمودن ضوابط و مقررات در سطح مناطق و شهر 
  • قابلیت دسترسی آسان و سریع به کلیه اوراق اسکن شده 
  • قابلیت دسترسی همزمان چند کاربر به مدارک مختلف یک ملک 
  • امکان ارائه گزارشات و نمودارهای آماری در سطوح مختلف 
  • امکان ایجاد ارتباط اوراق اسکن شده با نرم افزارهای مربوطه در سایر بخش‌ها 
  • ارائه اطلاعات داخل پرونده در فرم‌های خلاصه اطلاعات

مراحل اجرایی پروژه:

  1.  گزینش نیرو
  2. پیدا کردن پرونده های مرتبط در بایگانی‌های مختلف (شهرسازی، نوسازی و …)
  3. دریافت کد نوسازی برای هر پرونده و درج آن بر روی پرونده واحد
  4. ادغام سوابق پرونده‌های مرتبط در یک پرونده واحد
  5. اجرای عملیات بررسی پرونده‌ها، رفع مشکلات احتمالی در پرونده‌ها، استخراج، محاسبه بدهی‌ها یا عوارض معوقه، جرائم و…
  6. بررسی پرونده و جدا کردن اوراق معتبر و دارای اهمیت اسکن
  7. اسکن کلیه اوراق پرونده‌ها به صورت کامل در سیستم
  8. ثبت کد، توضیحات و سایر اطلاعات مورد نظر هر برگ اسکن شده
  9. طبقه بندی و نام گذاری تمامی برگه های اسکن شده (بوک مارک)
  10. استخراج اطلاعات مورد نیاز و ثبت اطلاعات خلاصه برداری شده از پرونده‌ها در سیستم
  11. امکان ایجاد ارتباط اوراق اسکن شده با نرم افزارهای مربوطه در سایر بخش‌ها
  12. تعیین سطح دسترسی افراد به اوراق و پرونده های اسکن شده در بخش‌ها و زیر بخش‌ها
  13. تغییر ظاهر بایگانی، تعویض پوشه‌ها، چیدمان و ایجاد بایگانی مرتب بر اساس کد